北京永泰厚德物业管理有限公司文件

永泰发[2025]2号

关于印发《北京永泰厚德物业管理有限公司岗位职责》的通知

各部门、各分（子）公司：

为理清公司各级干部员工的工作和责任，履行好各自权力责任，经公司和各部门商量并共同研究，现将公司制定的《北京永泰厚德物业有限公司岗位职责》印发你们，请各总监和区域经理组织所属员工认真学习，认真履行好各自职责，严肃承担起各自责任，尽力发挥好作用，今后每年绩效考核将依据履行岗位职责的情况开展。

附件：北京永泰厚德物业管理有限公司岗位职责

北京永泰厚德物业管理有限公司（印）

                                                                                                                                                                              2025年4月1日

主题词：部门职责                                                          　   

发：各单位、各部门                                                       　 

送：狄董事长、张副董事长，徐总经理、刘副总经理　

打印:行政部   校对:行政部       共印6份

附件：

北京永泰厚德物业管理有限公司岗位职责

一、行政部职责

1、上传下达：负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况和反馈信息;搞好各部门间相互配合，综合协调各部门的工作;对各项工作和计划进行督办和检查。

2、建章立制:根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理。

3、资料管理:负责公司资料、信息等管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系和上下联系。负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理工作。

4、会议管理:组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要及记录归档工作，根据需要按会议决定发文。

5、印章管理:负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。

6、证照管理:公司证照管理

7、档案管理:公司各类档案的管理、归档、保管、借阅等。

8、车辆管理:公司各类车辆的使用管理及年检工作。

9、办公实物资产管理:公司办公实物资产的统计及管理，

10、文件管理:

- 发文制度及行文程序的拟定和实施。

- 公司文件发放，文件与资料登记、编号、发行、保管、维护、文件汇编等。   

- 过期文件的处理。     

- 文件与资料的有效管理。

11、办公室日常管理，负责保障办公室日常工作正常进行，包括员工日常工作行为、办公纪律、环境卫生、安全管理等。

12、做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物，维护公司网站，做好内容更新。

13、负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。

14、负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、计算机、手提计算机的管理和使用。

15、负责行政后勤管理制度制定、检查、监督、控制和执行。负责做好公司经营用水、用电管理工作，认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，抓好电气设备和线路的保养维修，加强用水、用电费用核算，及时交纳水、电费。

16、负责员工就餐的卫生管理工作，定期询问公司员工对就餐质量的要求，确保员工就餐安全。

17、负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪、刑事案件和灾害事故的发生，保护公司财产安全，确保生产、工作的顺利进行。

18、负责建立和完善安全责任制，建立以防火、防盗、防灾害事故为主要内容的安全保卫责任制，做到组织落实、制度落实和责任落实。

19、定期对工作进行复盘与总结。

20、完成领导交办的其他任务。

二、人力资源部职责

1、人力资源管理制度建设

- 制定公司人力资源战略规划，公司人事规章制度制定、监督执行、修订与汇编。

- 编制员工手册，建立员工日常管理规范，组织学习落实。

- 制定公司人事管理制度与工作流程，组织、协调、监督人事制度和流程的落实。

- 执行人力资源管理制度。

-统筹指导并监督各子(分)公司人力资源管理工作。

2、公司组织结构设计与职位说明书的编写

-根据公司战略发展要求对企业组织结构进行设计和优化。

-根据公司战略发展要求对公司流程进行优化和设计。

-按公司整体规划及组织架构，拟定、修改、完善各部门职责与各岗位的职位说明书。 

- 根据公司人员编制，制定年度人力资源需求计划，招聘计划。

3、招聘选拔与配置管理

-在公司内外，寻找和发现公司需要的人才，并及时向公司有关部门推荐。

-根据公司年度人力资源规划要求，制定年度人力资源需求、供给计划。

-负责公司招聘渠道拓展与维护。

-负责人才测评与人员甄选。把好入门关，清楚所招人员的工作经历、疾病史、家庭紧急联系人和直系亲属等信息。

-负责人员招聘工作的具体实施。

-负责年度/季度/月度招聘数据的统计和分析。

4、办入、离职手续:为公司吸引、选拔、保留优秀人才，为公司发展提供优质人才保障。

-员工入职手续办理。确认新入职员工手续齐全（合同、身份证复印件、银行卡复印件），组织签订劳动合同，处理劳动争议，解决劳动纠纷。

  - 办理员工离职手续时确定离职手续完整，工作、办公用品交接清晰。

5、考勤管理:员工考勤、出勤统计、报表、分析等。

6、员工绩效管理：协助组织实施绩效考核，制定激励政策，充分调动员工工作积极性。

- 员工日常考核。

- 设计公司绩效考核方案并组织实施。

- 公司绩效成果的评估与管理。

7、劳动关系管理

-劳动合同的签订。

-劳动关系的建立和维护。

-劳动安全方针、制度的拟定、修订、研究和改进。

-劳资纠纷的防范及处理。

8、员工日常管理

- 公司员工劳动劳务合同、人事档案等资料的管理。员工上下社保管理。

- 员工离职与劳动纠纷处理。

- 各项目人员每周血压监测，对异常情况及时复核并报告。

-各项目人员每天考勤，出勤人数统计，请假人员管理。

9、薪酬福利管理

-拟定薪酬福利制度，并经批准后执行。

-研究、改进薪酬福利管理制度和方法。

-办理薪酬福利调整事项。

10、考评奖惩管理

-负责考评制度的研究和拟定。

-实施开展考评工作。

-审核、签办考评结果。

11、对工作定期进行复盘与总结。

12、完成领导交办的其他任务。

三、市场部职责

　　1、做好公司市场战略规划，明确市场发展趋势和方向，做好市场拓展及收缩。

　　2、负责项目前期调研工作，核算项目工作量、成本、利润、前期投入等。

　　3、搜集汇总各个网站及渠道的招标信息，招标信息收集、报名、资格预审、招标文件购买、标书的投递及线上、线下开标等工作；监督各项目投标过程及结果；分析投标环境。

　　4、标书内容的编制、审查核对、打印、装订、封标，及时更新商务通用资料，补充更新技术标内容，确保标书没有文字性、技术性失误。

　　5、领取中标通知书，关联合同的签订。

　　6、投标保证金缴纳及退还工作。

　　7、开标所需的资质原件、人员证件的借用及归还工作。

　　8、根据公司的投标需要，办理投标备案及各投标平台的注册及办理CA锁，及时更新CA锁的有效期。

　　9、接待甲方公司考察及准备资料。

　　10、制作更新永泰物业集团、永泰保安、非常云聚、永泰物业等各公司的宣传册、公司资质等资料。

　　11、负责整理各公司资质及人员证件，及时跟进各公司资质，过期资质及时更新；投标用各种人员证件收集存档。

　　12、各公司邮箱信息查看、接收、回复；与各甲方公司往来函件的发送。

　　13、拓展市场，定期召开战略运营分析会。

　　14、协助其他部门开展员工培训。

　　15、工作的复盘与总结。

　　16、领导交付的其他工作。

四、财务部职责

1、制定具体的会计核算标准、核算规范制度。

2、开展决算、清算、汇算等会计核算工作。

3、组织编制、审核各类财务报表、附注及财务分析报告，编制、审核公司的会计凭证。

4、配合公司全面推行预算管理工作，审核各项超预算项目与预算外项目合规性、合理性。

5、资金需求计划及财务费用预算表。

6、根据工作需要整体协调和调度公司经营资金；制定和审批年度、月度运营资金使用计划。

7、汇总、编制公司资金收支计划，合理调配资金，定期对资金使用情况进行分析、反馈。编制应收账款明细，及时提醒业务部门、督促各项资金的回收。  

8、对固定资产等资产盘点进行整理归档，做好资产账目。

9、对中标项目进行成本、效益测算，向公司领导提出对策。

10、跟踪在做服务项目运行进度，及时进行核对并完成相应的固定资产结转。

11、审核业务单据、报销、报表。审核固定资产报废。按制度进行实物报销。

12、及时做好员工各类报销，定期分门别类开展报销知识和要求培训。

11、协助外部审计部门、税务部门完成固定资产盘点工作。

12、组织公司税务筹划、税务申报与缴纳工作。配合完成税务局对公司的税务检查。

13、结合公司的实际需要，购买各种支票、收据、有价证券等相关单据。

14、建立、完善部门各类管理规章制度、流程，并严格执行。做好财税方面有关证照的年检，加强财务人员的培训和部门建设。

15、加强团队合作，提高工作效率，定期培训财务制度。

16、定期对工作进行复盘与总结，及时解决出现的问题。

17、完成公司领导交办的其他工作。

五、采购部职责

1、建立健全采购管理制度、采购标准和采购流程。

2、制定采购计划和预算:负责制定采购计划和预算，并监督执行。

3、供应商管理:了解市场行情，负责供应商的开发、评估和管理，每类货物单品供应商不少于5个，并及时进行更新，建立稳定的供货渠道,业务部门自己采购的物品价格不能高于公司供应价格，质量不能低于公司供应设备设施的质量。定期进行供应商评估，促进供应商改进。维护供应商关系，为采购经理提供决策依据。

4、团队管理:对采购人员的工作进行监督和考核，提高采购效率和质量。

5、合同管理:负责采购合的编制、审核和管理，确保合同的有效执行。

6、市场调研:关注市场动态，进行市场调研，收集、整理相关行业资讯，掌握市场行情，为调整采购策略提供数据支持，优化采购成本。须有五家以上采购商作对比。

7、应急方案制定:制定计划外采购的应急方案。

8、部门协调:组织协调与其他部门直接交流，建立闭环沟通机制。

9、具体采购工作:根据采购计划1-15下单，负责具体的采购工作，包括订单下达1-7送达、跟单、验收入库等。

10、制定采购资产账目，与财务形成账账相符的资产账目。

11、财务配合:配合财务部门进行付款和结算工作，确保采购流程的规范运作。

12、订单执行:跟进采购订单的执行进度，确保货物按时、按量、保质送达公司指定地点。

13、信息传达:及时传达订单变更、撤销以及品质要求变更等信息给供应商，确保双方信息一致。

14、督促各项目部按期盘库，完善物资消耗台账。

15、文件管理:负责采购文件的整理、归档和保管工作，确保采购资料齐全、准确。

16、行政事务处理:完成采购账目等各项报表和报告的编制工作，保障部门工作的正常运转。

17、部门协调:配合其他部门的工作，完成领导交办的其他任务。

18、定期盘库：每个月提交盘库表，一个季度大型设备盘库拍照。

19、对工作定期进行复盘与总结，解决各部门反映较大的问题。

20、完成领导交办的其他工作。

六、品质督察部职责

　　1、负责制定并监督贯彻公司的质量管理规章制度、和有关管理程序，制定本部门各项制度及服务项目的工作流程。

　　2、负责推进公司服务质量体系建设、质量认证工作。

　　3、组织公司内部质量管理体系的策划、实施、监督和评审工作。

　　4、负责组织对公司及下属业务部门服务质量体系审核，并监督各项问题的解决。

　　5、负责监督核查各项目入职员工的信息，入职员工的二，三联系人填写情况，离职员工的离职手续，是否遵守公司制度，离职后物品移交、离开宿舍等。

　　6、经常性到项目所在地进行明查暗访，及时发现问题和不足，并组织进行整改。针对多发性问题，组织进行培训。

　　7、负责物业服务质量运营的监督、检查和控制，组织处理与质量有关的投诉问题。

　　8、负责制定服务项目的各项制度、及管理流程;培训监督各项目负责人对公司制度执行力度，

　　9、提供所辖物业的管理咨询服务。

　　10、负责公司质量管理体系的运行和维护，以及各物业项目服务品质的监督。

　　11、负责客户满意度评价监督，以及处理客户投诉等工作。

　　12、按照项目的服务合同约定的服务质量标准，检查各项目的达标情况是否符合甲方的服务质量要求，防止扣分、扣款，达到质量考核。

　　13、负责所辖物业的安全隐患排查及检查整改并进行安全隐患的培训。

　　14、定期对工作进行复盘与总结，及时整改问题和不足。

　　15、完成公司领导交办的其他工作。

七、物业部职责

1、建立健全物业专业市场开发、项目管理、成本及利润预测、员工队伍建设、质量体系建设等相关制度。

2、积极拓展物业市场，开发物业项目。

3、负责对公司系统的自管型与合作型物业综合项目的经营管控，洽谈审定物业项目的服务合同，依据合同约定的服务内容及服务事项督促落实具体工作，对合同运行的具体综合物业项目的工作进行指导和检查。

4、物业市场调研，搜集各项物业市场信息，对信息做整体分析评估，对合作方及前任物业供应商、采购方的情况进行考查。

5、负责对进入综合物业项目的各类人员进行招聘、培训，组建物业项目的服务团队，配合人力资源部门对综合物业项目的员工进行考核。

6、负责收集信息参与招投标，对项目进行现场踏勘、做好成本测算分析。项目运营构架的设计组织落实。

7、对计划拓展进驻介入管理的综合物业项目进行承接查验，协助综合物业服务项目负责人建章立制，运营团队的前期组建。

8、加强客户关系管理，负责协助项目与甲方进行专业性的沟通和交流，提升物业项目的运营品质，配合综合物业项目负责人与业主及客户的沟通。

9、加强对设施设备的管理及维护，收工后将设施设备组织入库存放。

10、坚持每天会议制度，定期对员工组织进行培训，及时检查物业服务现场、库房、宿舍，减少事故发生。

11、及时与客户沟通，做好回款工作。

12、定期做好复盘和总结，解决各类问题的发生。

13、与公司其他部门配合协调,完成公司领导交办的其他方面的工作。

八、环境部职责

1、团队管理与规划

- 收集并掌握行业信息，洞察行业发展趋向，积极拓展市场。

- 负责组建、培训和管理保洁团队，制定团队的工作目标和计划。

- 规划团队的组织架构，合理分配工作任务和职责，确保团队高效运作。

- 负责新项目的前期考查与评估，组织进场，进行团队搭建、入场培训、运行管理。

2、服务质量把控

- 建立和完善保洁服务质量标准和流程，监督服务执行情况，确保服务质量达到或超越客户期望。

- 定期评估和改进保洁服务流程，以提高工作效率和服务水平。

3、客户关系维护

- 与客户保持密切沟通，了解客户需求和反馈，及时处理客户投诉和问题，提高客户满意度。

- 拓展新客户，维护老客户，确保公司保洁业务的稳定增长。

4、成本控制与预算管理

- 制定和执行成本控制策略，合理控制人力、物料和设备等成本。

- 负责编制部门预算，监控预算执行情况，确保费用支出在预算范围内。

5、物资与设备管理

- 负责保洁物资和设备的采购、分配和管理，确保物资充足、设备正常运行。

- 定期对设备进行维护和保养，提高设备使用寿命和工作效率。

6、安全与合规管理

- 时刻关注项目回款情况，及时进行催款及结算。

- 制定和执行安全操作规程，确保保洁工作符合相关安全法规和标准。

- 对员工进行安全教育培训，提高员工的安全意识和防范能力。

7、 数据分析与报告

- 收集和分析保洁业务相关数据，如服务质量指标、客户满意度、成本数据等。

- 定期向上级领导汇报工作进展和业绩情况，为决策提供数据支持和建议。

- 项目工作的复盘与总结。

8、创新与改进

- 关注行业动态和新技术、新方法，推动保洁服务的创新和改进。

- 不断优化工作流程和管理模式，提高公司在保洁领域的竞争力。

9、工作的复盘与总结。

10、与公司其他部门协调,积极完成公司领导交办的其他方面的工作。

九、保安部职责

1、收集并掌握行业信息，洞察行业发展趋向，积极拓展市场。

2、负责新项目的前期考查与评估，组织进场，进行团队搭建、入场培训、运行管理。

3、全面负责掌管集团的全国业务安保管理工作，负责管理及监督所带领的安保团队工作开展和人员管理工作。

4、定期进行项目成本分析。

5、负责制定并执行安保管理制度及工作计划，对各项制度的执行情况进行监督、检查和管理。

6、根据公司的经营目标和要求，结合部门的实际情况，合理配置人力资源，保证各项工作任务的顺利完成。

7、根据公司战略计划，提出并落实执行公司的经营目标、业务计划、老项目的稳定、新项目开发计划等。

8、全面负责公司安全管理工作，安全责任落实，严格人员招聘，避免带病入职，严控高危人群，确保公司财产不受损失或减少损失。

9、时刻关注项目回款情况，及时进行催款及结算。

10、 项目工作的复盘与总结。

11、参与制定年度、季度、月度工作计划、考核指标和工作目标。

12、对, 公司业务的发展进行分析并提出改进措施，为公司决策提供参考意见。

13、对公司重要事项进行参与决策、监督和检查实施情况，确保其按计划完成。,

14、加强公司与业务单位的信息沟通，特别在业务洽谈、签订合同、服务费回款问题上进行重点协调。

15、建立和完善内部管理制度和流程体系，全面跟踪人员入职、履行职责、离职办理、工资结算流程，避免劳资纠纷，劳务纠纷。

16、带领安保团队实现业绩提升、加强人才队伍建设、增强文化氛围建设等方面的突破。

17、全面履行上级领导赋予的其他职责。

十、安检部职责

1、部门管理与规划

1）战略规划与目标设定

- 收集并掌握行业信息，洞察行业发展趋势，积极拓展市场。

- 根据公司的整体战略和市场需求，制定安检部门的年度工作计划、长期发展规划，包括业务拓展方向、服务质量提升目标、人员发展规划等，确保安检工作与公司目标一致，并推动部门持续发展。

- 定期评估部门工作目标的达成情况，根据实际情况调整工作计划和策略，保证各项工作按计划顺利进行。

2）负责新项目的前期考查与评估，组织进场，进行团队搭建、入场培训、运行管理。

3）制度建设与流程优化

- 建立和完善安检部门的各项规章制度，包括安检人员岗位职责、工作流程、操作规范、质量控制标准、考核与奖惩制度等，确保安检工作的标准化和规范化。

- 持续关注安检技术的发展和行业最佳实践，对现有工作流程和操作规范进行优化，提高安检工作的效率和准确性。

4）团队组建与人员管理

- 根据部门业务需求，负责安检团队的组建工作，包括招聘、选拔、培训和调配安检人员。合理安排人员岗位，确保每个安检岗位都有合适的人员配置，满足安检工作的需要。

- 组织开展安检人员的培训和考核工作，包括安检技能培训、应急处置培训、服务意识培训等，提升团队整体素质。定期对安检人员的工作表现进行评估，根据评估结果实施奖励或惩罚，激励员工提高工作绩效。

2、安检业务运营

1）安检任务执行与监督

- 负责安检任务的统筹安排，根据客户需求和项目情况，合理分配安检人员和设备资源，确保安检工作的顺利开展。

- 建立安检工作监督机制，对安检现场进行定期或不定期的检查，确保安检人员严格按照操作规范和工作流程进行安检，保证安检质量。

- 及时处理安检过程中出现的各种问题，如人员冲突、设备故障、安全隐患等，协调相关部门和人员，采取有效措施解决问题，确保安全无事故问题发生，确保安检工作不受影响。

2）设备与物资管理

- 负责安检设备和物资的管理工作，包括设备的采购、维护、更新和报废，物资的采购、储存和发放等。建立设备台账和物资清单，定期对设备和物资进行盘点，确保设备和物资的安全和完整。

- 根据安检工作的实际需要，合理配置安检设备和物资，确保设备的性能满足安检要求，物资的供应充足。监督安检人员正确使用和维护设备，延长设备使用寿命。

3）客户关系维护与沟通

- 作为安检部门与客户沟通的主要负责人，与客户建立良好的合作关系，定期回访客户，了解客户需求和意见，及时解决客户反馈的问题，提高客户满意度。

- 根据客户需求，提供个性化的安检解决方案，如针对大型活动、重要场所的安检方案设计等。在安检任务执行过程中，与客户保持密切沟通，及时向客户通报安检工作进展和发现的问题。

3、安全与风险管理

1）安全风险评估与预防

- 组织开展安检区域的安全风险评估工作，识别潜在的安全风险和威胁，如恐怖袭击、火灾、爆炸等。根据风险评估结果，制定相应的预防措施和应急预案，确保安检区域的安全。

- 加强对安检人员的安全意识教育，提高安检人员对安全风险的识别能力和应急处置能力。定期组织安检人员进行应急演练，检验和完善应急预案的有效性。

2）安全事故处理与报告

- 一旦发生安全事故，立即启动应急预案，组织安检人员进行应急处置，最大限度地减少事故损失。及时向上级领导和相关部门报告事故情况，配合相关部门进行事故调查和处理。

- 对安全事故进行深入分析，总结事故教训，采取有效措施防止类似事故的再次发生。根据事故情况，对安检工作流程和制度进行调整和完善，提高安检工作的安全性。

4、内外协调与合作

1）内部协调

- 与公司内部其他部门，如保安部、行政部、财务部等保持密切沟通和协作，协调解决安检工作与其他部门工作之间的衔接问题，确保公司整体运营的顺畅。

- 参与公司内部的安全管理会议，汇报安检工作情况，提出安全管理建议和意见，配合公司开展整体安全管理工作。

2）外部合作与交流

- 代表安检部门与外部相关机构，如公安机关、消防部门、行业协会等进行沟通和合作，及时了解国家和地方有关安检的政策法规和行业动态，确保安检工作符合法律法规要求。

- 积极参加安检行业的培训、研讨会、交流会等活动，与同行分享经验和交流心得，引进先进的安检理念和技术，提升部门的专业水平和竞争力。

5、积极与客户沟通，及时做好回款管理。

6、加强对项目工作的复盘与总结。

7、全面履行上级领导赋予的其他职责。